00:00:00: Es gibt ja einige Aufgaben

00:00:02: dazu sind wir verpflichtet als Unternehmer innen aber da haben wir eigentlich überhaupt keine Lust zu und ich glaube für alle

00:00:10: Zuhörer sprechen zu können wenn ich sage Buchhaltung gehört definitiv dazu das ist ein Thema was

00:00:18: kaum einer gerne Markt in Deutschland ist es auch ziemlich aufwendig weil wir einzelne Belege zuordnen müssen den Ausgaben die wir

00:00:27: Kasse oder per Bank tätigen und keine pauschale Steuer zahlen.

00:00:34: Kann man das denn auch automatisieren das habe ich mich ja schon vor über 10 Jahren gefragt und damals begonnen dies zu tun und wie ich das gemacht habe.

00:00:47: Ja wie du es auch schon längst gemacht haben solltest das erläutere ich dir heutigen Pott.

00:00:54: Bist du bereit Digitalität Unternehmer in zu werden bereit online und offline von Immobilien Verkäufern und Käuferinnen gefunden zu werden

00:01:04: Marketingstrategien und Tools die die Arbeit erleichtern kennenzulernen und die Automation von Geschäfts Abläufen in deinem Business zu bringen

00:01:13: ja dann bist du hier richtig.

00:01:15: Denn ich Beate rot begleitet dich hier mit meiner Erfahrung seit 1999 bin ich in der Immobilienbranche tätig.

00:01:23: Ja und die Digitalität die lebe ich quasi seit Kindertagen.

00:01:27: Wie du auf meinem Buch vergiss die Digitalisierung entnehmen kann doch jetzt zurück zu meinen Tipps und Inspirationen für dich.

00:01:37: Naja ein bisschen geflunkert habe ich gerade eben schon denn mit der Automatisierung habe ich vor über 10 Jahren noch nicht begonnen sondern mit dem standardisieren und dem Digitalisieren das sind ja die zwei

00:01:49: steps die vor der Automatisierung stehen müssen sonst haut einem das alles um die Ohren ja ich komme auf das Thema weil mich gerade eigentlich zwei Kunden drauf angesprochen haben die eine

00:02:01: Kundin die sagte war heute habe ich den ganzen Tag Buchhaltung gemacht und ich muss mir da unbedingt Hilfe holen.

00:02:09: Wir waren uns direkt einig dass das ein Thema ist was wir nicht so gerne bearbeiten und es ist auch egal ob wir jetzt

00:02:17: gutes Geld verdienen oder wen also was heißt gutes Geld ob wir viel Geld verdienen oder weniger Geld verdienen das ist egal es bringt einfach

00:02:27: eine Freude und es gehört halt zu den Aufgaben die man als Unternehmer in

00:02:32: ja halt machen musst oder machen lassen kann und

00:02:38: über dieses machen lassen können also abgeben da gibt es zwei Varianten.

00:02:44: Die erste Variante um diese Vorarbeit für den Steuerberater auszugliedern ist natürlich das eine fachspezifische Person das ganze übernimmt

00:02:54: aber fachspezifische Personen Kosten natürlich Geld das ist auch absolut in Ordnung aber aus meiner Erfahrung weiß ich dass man dort trotzdem miteinander ganze Menge Vorarbeit auch wiederum leisten muss

00:03:06: also dass ich das nicht so wirklich gut anfühlt deswegen ist die zweite Variante natürlich meine libere

00:03:13: und zwar die Automatisierung der Buchhaltung und dazu habe ich halt auch ein Gespräch mit einem Freund geführt der mir

00:03:21: total freudig erzählte und es mir dann auch zeigte wie er seine Rechnungsstellung und Mahnwesen die letzten zwei Jahre digitalisiert hat und jetzt in Teilen auch automatisiert hat

00:03:34: und dass ihn das so begeistert wie viel Zeit und.

00:03:38: Ja kosten er auch ein Spaß dass er noch weitaus mehr automatisieren möchte und das Schöne ist dass er dabei an mich gedacht hat und mich kontaktiert hat.

00:03:48: Da muss ich natürlich einschieben das auch bei meiner Kundin wird noch zu diesem Thema kommen kommen die Buchhaltung zu automatisieren

00:03:57: und ich mache auch jetzt den Werbeblock direkt an dieser Stelle denn wenn du auch automatisierungsprozesse in deinem Unternehmen haben möchtest dann möchte ich dich jetzt an dieser Stelle darauf hinweisen,

00:04:11: dass es ganz viele Förderungen gibt und dass ich seit

00:04:15: ich glaube seit zehn Tagen oder so auch gelistete Beraterin bin geprüfte Beraterin und ich.

00:04:23: Im Laufe dieser Woche auf meiner Internetseite diesen förderungs Check.

00:04:29: Integrieren werde also ich muss noch ein bisschen technische Sachen machen und dann kannst du loslegen und schauen welche Forderungen du beantragen kannst und

00:04:40: ich war kein Freund von Förderungen aber bei dieser Förderung bei einer ganz besonderen wird wirklich innerhalb von

00:04:47: 24-Stunden entschieden ob du die Förderung von bis zu 50 bis zu 80% erhalten kannst und insofern kann ich dir nur empfehlen schau auf meiner Internetseite vorbei Digitalität mit der e geschrieben. GmbH

00:05:04: und mach den förderungs Check

00:05:06: und ich werde noch in diesem Jahr 20-23 ich habe mal die Zahl 10 aufgerufen ob es das wirklich noch werden kann weiß ich noch nicht genau die ersten drei haben sich auch schon gemeldet also wenn du dabei sein willst weil das gute ist du kannst eh jedes Jahr

00:05:23: 7000 € beantragen und wenn wir in diesem Jahr noch anfangen 20-23

00:05:29: können wir natürlich direkt in 24 weitermachen also wenn dich Automatisierung interessiert.

00:05:36: Zeitersparnis Kostenersparnis dann schau auf meiner Internetseite vorbei.

00:05:42: Oder wenn sie ganz dringend ist dann kontaktiere mich meine Telefonnummer meine E-mail findest du alles auf der Internetseite weil wie gesagt die ersten die sich melden wie werde ich bedienen und dann geht das im nächsten Jahr weiter

00:05:56: so machen wir aber erstmal weiter hier mit diesem Thema warum ist denn Automatisierung der Buchhaltung für dich als Immobilienunternehmer in überhaupt wichtig

00:06:08: die Automatisierung ist wichtig weil es sich bei dem Prozess um einen wiederkehrenden Arbeitsablauf handelt ja und ganz einfach alles,

00:06:18: was automatisiert werden kann das sollte auch automatisiert werden um Zeit und Ressourcen nicht zu verschwenden und wer will denn schon bei einer manuellen Bearbeitung bleiben

00:06:30: wenn es nicht notwendig ist.

00:06:32: Für mich war wirklich die Buchhaltung einer meiner ersten Aufgaben als selbstständige und meine Selbständigkeit die hat ja schon sehr früh begonnen ich quasi mit 18 als ich Mutter wurde

00:06:45: sofort von der Schulbank bin ich ins Unternehmer Leben gestartet

00:06:49: und da für mich eine Lehre zu machen da nicht mehr mit dieser Konstellation mit Baby in Frage kam habe ich mich direkt selbständig gemacht meinen.

00:07:00: 7 Jahre älterer damals Ehemann Vater des Kindes oder meiner beiden Söhne

00:07:06: an der war bereits selbständig und ja der hatte wahrscheinlich auch keine Lust auf Buchhaltung und hat sie mir entsprechend übergeben dass ich diesen Part mein mache und

00:07:18: das konnte ich ja auch sehr gut von zu Hause dann tätigen ja und so wie es.

00:07:23: Zu viele aussieht das bedeutete die Aufarbeitung der Unterlagen für unseren Steuerberater zu tätigen und zwar erstens die Ablage.

00:07:33: Dieser gesammelten Belege zwar nicht unbedingt einen Schuhkarton aber es war halt so eine Ablage mit bunt gewürfelt im kleinen großen belegen

00:07:42: das ganze den Kontoauszügen zuzuordnen oder halte ich diese kleinen Quittungen als Barzahlung der Kasse zuzuordnen.

00:07:52: Und das ist natürlich eine simple Aufgabe das ist total stupide aber es ist auch irgendwie total anstrengend und.

00:08:02: Obwohl er mein heutiges Unternehmen darauf aufbaut dass ich mich in der Vergangenheit immer wieder gefragt habe warum arbeitet ihr so kompliziert.

00:08:11: Kann mir das bei dieser Arbeit über diese Buchhaltung nicht in den Sinn weil es halt so eine.

00:08:19: Gesetzeslage war das macht man so und da gibt's überhaupt keine Veränderung aber die Veränderung

00:08:27: kam in der Buchhaltung und zwar im Jahre 2015 und da gibt's also sind ja immer tollen Namen diese Gesetzen oder Verordnungen die sich die Regierungen überlegen und,

00:08:42: das ist jetzt hier kurz gesagt das gobd um was es sich handelt das indem ich die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung

00:08:52: und Aufbewahrung von Büchern Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

00:09:02: das ist der schöne lange Name was halt

00:09:06: vom Bundesministerium der Finanzen 2015 herausgekommen ist oder herausgebracht wurde und das war.

00:09:15: Die Folge dass es ja digitale Technologien auf einmal gab weil 1989 kam das Internet wurde es professionell sage ich mal.

00:09:25: Und das ermöglichte ja den Unternehmer innen mehr und mehr diese.

00:09:31: Digitale Bearbeitung und 5 Jahre später also 20/20 kam dann noch eine neue Verordnung ist da in Kraft getreten und diese.

00:09:43: Hat diese revisionssichere Archivierung geregelt und hat dann

00:09:50: noch mal im richtigen Sprung gemacht um diese modernen Anforderungen zu berücksichtigen und seitdem ist nämlich das Scannen von belegen über das Smartphone und auch das

00:10:02: Archivieren von Rechnungen und buchhalterischen Unterlagen in der Cloud erlaubt es ist tatsächlich erst seit 20:20 Uhr ganz legitim und bis dahin.

00:10:14: Ja wie war es denn bis dahin davor das war ja schon längst überfällig weil wir ja.

00:10:21: Ganze Zeit Rechnungen per Post bekommen haben und seitdem es Internet gab

00:10:30: wurde ja mehr und mehr ne Rechnung nicht mehr per Briefpost zugestellt sondern sie wurden in digitaler Form zur Verfügung gestellt nämlich entweder per Mail oder halt

00:10:41: ja aus der Cloud über irgendein Portal wo man sich dann eingeloggt hat zum Download zur Verfügung gestellt.

00:10:49: Und das macht ja dann überhaupt gar keinen Sinn mehr also da bin ich jetzt ja auch schon weit.

00:10:55: Vorangeschritten jetzt in in meinem doing von selbständige sein mit 18 19 20 Jahren und dann 20.11 war meine nächste große Selbständigkeit wieder.

00:11:07: Er machte mir das für mich keinen Sinn also digital hat Rechnungen analog auszudrucken digitale Kontoauszüge auch analog auszudrucken um sie dann in einem Papier Aktenordner zuordnen

00:11:22: und in meinem Fall war es nur Steuerberaterin den.

00:11:25: Ordner dann persönlich dorthin zu fahren und zur Verfügung zu stellen und die hat dann wiederum die Daten digital erfasst um sie.

00:11:34: Digital dem Finanzamt zu übermitteln also das ist Bullshit das ist Zeitverschwendung und nicht.

00:11:41: Umweltfreundlich denn diese ganze Druckerei ist ja überhaupt nicht gut.

00:11:46: Ich war schon zu dem Thema also standardisieren und digitalisieren da war ich schon angelangt denn

00:11:53: ich habe nicht bis 20:20 Uhr gewartet sondern hab.

00:11:59: So Stöckchens Weise alles nach und nach automatisiert und am besten sage ich das jetzt mal in 1234 steps wie ich dabei vorgegangen bin.

00:12:11: Im ersten Step habe ich mir eine Buchhaltungssoftware natürlich gesucht als ich mich am 20.11 selbständig gemacht habe und meine Wahl ist damals auf das Tool von lexoffice gefallen.

00:12:26: Und da bin ich auch weiterhin noch Kunden und das ist auch nicht verwunderlich weil lexoffice gehört einfach mit zu den.

00:12:32: Besten Anbietern also ich kann diesen regelmäßig Nummer 1 und Testsieger die Oberfläche ist halt.

00:12:41: Super angenehm und benutzerfreundlich und auch der Support der hilft ein echt schnell wenn man.

00:12:48: Mal nicht so benutzerfreundlich klarkommt oder wenn was hakt ist aber ganz selten.

00:12:53: Es sind also ist auf jeden Fall auch ein super Support was ich auch wichtig finde aber wenn der Chat Funktion ist das möglich

00:13:01: das mal wieder bei dem Thema künstliche Intelligenz was ja diesen Monat mein Thema ist.

00:13:07: Egal auf jeden Fall ist es ganz easy going Bankkonten an lexoffice anzubinden da empfehle ich natürlich auch nicht diese herkömmlichen.

00:13:19: Bankkonten zu wählen sondern z.b. holvi oder Konto wird übrigens auch ein Blogartikel zu diesem Thema geben

00:13:29: so dass ich die Namen die ich hier nenne auch jeweils verlinke aber natürlich auch wieder wie gehabt unter.

00:13:36: Hyper dieses Podcasts ist also in den Arsch or not.

00:13:40: Natürlich kannst du auch ganz regulär ein Paypal-Konto daran verknüpfen das ist ja wieder das Thema der verknüpft barkeit von unterschiedlichen Tools und dann kannst du auch

00:13:52: hochgeladene Belege ganz einfach halt den Kontoauszügen

00:13:57: diadigital dann in lexoffice vorhanden sind per klick zuordnen und.

00:14:04: Du musst es meistens auch gar nicht selber zuordnen denn das System also lexoffice erkennt schon von alleine die.

00:14:12: Ziffern die Rechnungsnummer die Überweisungsdaten und schlägt dir direkt vor diese Buchung mit dieser Ausgabe zu verlinken bzw das dann zuzuordnen.

00:14:26: Logischerweise kann man dort auch die Rechnungen erstellen also die rechtlichen Auflagen sind dann immer erfüllt weil es natürlich auch Vorlagen für die Rechnungen gibt

00:14:36: und die Rechnung kannst du dann auch wieder aus dem System direkt mit einem Link oder halt als Download dem Kunden zur Verfügung stellen,

00:14:45: und natürlich das habe ich damals auch direkt gemacht habe ich mit meiner Steuerberaterin zusammengearbeitet und ihr den Zugriff auf meine auf mein System gegeben und wir haben das damals so gemacht dass du an

00:14:59: dass ich immer vor gebucht habe und das kannst du ja dann auch komplett selber ans Finanzamt sogar übermitteln also diese.

00:15:09: Anbindung ist kam auch über lexoffice möglich und auch wenn ich hier lexoffice sage das geht auch bei vielen anderen Systemen.

00:15:17: Und dann versendest du wirklich die Umsatzsteuervoranmeldung.

00:15:21: Selber an lexoffice und das habe ich lange Jahre auch so gemacht weil es ist ja eine Voranmeldung der Umsatzsteuer.

00:15:30: Und meine Steuerberaterin hat dann die Korrektur beim Jahresabschluss gemacht also so dass es immer auf jeden Fall.

00:15:38: Rechtlich richtig bricht ich war weil ich bin ja natürlich keine Steuerberaterin und es ist auch kein steuertipp jetzt hier von mir ich.

00:15:46: Entscheide das für dich aber das war für mich die Variante wo ich gut mit leben konnte dass ich teilweise halt digital gearbeitet habe und ja dann trotzdem noch diesen papierordner regelmäßig meiner Steuerberaterin zum korrekten buchen

00:16:02: übermittelt habe das war der erste step den ich gemacht habe der 2. Sepp war dann dass ich gesagt habe

00:16:12: ich muss immer noch die Rechnungen manuell hochladen in dieses System und da habe ich ja da muss es doch was automatisiert es geben und da sind wir dann auch beim drittens Techno es geht immer um die.

00:16:23: Standardisierung Digitalisierung Automatisierung und.

00:16:28: Das war z.b. dann der nächste step dass wenn man in einem Restaurant ist und per Kreditkarte bezahlt dass man dann ja einen Beleg bekommt wenn es jetzt bewirtschaftungs Beleg ist

00:16:40: dann habe ich angefangen diesen Beleg direkt auszufüllen mit wem habe ich jetzt gerade gegessen was ist bezahlt worden

00:16:46: dann habe ich den gescannt mit meinem smartphone.

00:16:51: Die kam ja auch ist 2007 raus also und das ist ja alles noch gar nicht so lange her und die gerade getätigte Zahlung über die Kreditkarte wieder in meiner Bank zu sehen ist.

00:17:03: Zugeordnet den Beleg den ich jetzt gerade ausgefüllt habe gescannt habe und dann konnte ich den Beleg auch schon direkt vor Ort zerreißen und entsorgen.

00:17:13: Das war genau der nächste step bei dieser Automatisierung die ich

00:17:18: genommen habe und das funktionierte so gut weil jemand sich wirklich auch mal wieder so eine Lobhudelei machen die Scanner App von lexoffice ist sie

00:17:27: beste Scanner App die ich

00:17:29: kenne und es ist auch nicht nur eine Scanner App die hat also weitaus mehr Funktion aber der Scanner der dauert integriert es ist wirklich der beste und ich arbeite ansonsten auch mit Adobe

00:17:41: die ja nur wirklich auch eine gute Qualität bieten aber der von lexoffice der ist für mich wirklich der Hammer.

00:17:50: Und das habe ich auf diese Art und Weise also erstmal die Automatisierung von der Kasse.

00:17:57: Vorgenommen weil es ist ja nee es war keine Kasse quatsch ich habe nicht bar bezahlt aber natürlich auch bei Barzahlung kann das genauso sein ich sag mal wenn du zur Post gehst und briefmarkenkauf

00:18:09: warten auf das Meer machen braucht weil man ja digitale Briefmarken erstellen kann aber jeder.

00:18:16: Zettel der so Zettelwirtschaft kannst du einfach vergessen du es ganz einfach sofort diese Beläge und schießt sie über die Scanner App mit der app durch dein Smartphone

00:18:29: in dein lexoffice Account also das war auch schon mal noch mal ein großer Schritt weiter und dann kann der dritte Schritt.

00:18:39: Dass ich nach Integrationen für die Buchhaltung gesucht und ja nicht nur gesucht habe sondern die wird einem natürlich auch angeboten bei lexoffice ich weiß nicht ich denke mal so.

00:18:52: 20-30 Integration die und Kooperation die lexoffice mit anderen Form gemacht hat und mir ging es dann natürlich dazu.

00:19:02: Die am digital zur Verfügung gestellten Rechnungen nicht.

00:19:08: Manuell hochzuladen sondern automatisch hochzuladen das habe ich ja gerade eben schon erwähnt und anfänglich habe ich das über die universalschnittstelle von der Firma zapier gemacht das ist ja eine.

00:19:23: Ein Tool mit dem du Quali.

00:19:26: Alles verknüpfen kannst was du dir vorstellen kannst aber es ist dein meisten halten step zuviel das hat zwar ganz gut

00:19:34: funktioniert von der Technik aber wenn es nur direkte Integration zwischen zwei Funktionen gibt oder zwischen zwei Tools dann ist das natürlich besser.

00:19:44: Insofern.

00:19:46: Habe ich inzwischen die Integration von getmyinvoices genutzt oder das integriert das heißt.

00:19:56: Dass ich.

00:19:58: Ja z.b. Rechnungen von Vodafone von vom Telefonanbieter dir digital in einem Portal zur Verfügung gestellt werden nicht erst.

00:20:09: Mich dort einlogge.

00:20:11: Die Berechnung runterlade und dann wieder in lexoffice hochlade nein wir sind wieder beim Thema künstliche Intelligenz die beiden unterhalten sich alleine.

00:20:21: Und Vodafone schießt die Rechnung direkt in lexoffice erkennt dann auch die Abbuchung sofort da brauche ich ja gar nichts mehr machen.

00:20:29: Also du merkst du hörst das funktioniert echt sehr gut mit der Automatisierung der Buchhaltung und diese 3steps die ich jetzt gerade gesagt habe das war ja erst der.

00:20:40: Beginn und es kam ständig weitere Vereinfachung dazu und.

00:20:46: Da komme ich jetzt noch mal auf das Gespräch mit meinem Freund zu sprechen der hatte nämlich z.b. das Tool von easybill genutzt oder nutzt es auch weiterhin und das habe ich mir natürlich dann auch noch mal genauer angeschaut.

00:20:59: Weil da geht es

00:21:01: könnt nicht weil sondern bei diesem Tool easybill hat auch eine Integration zu lexoffice also die können auch wieder super zusammenarbeiten

00:21:11: und das ist hier auch noch mal der besondere Tipp für dich wenn du auch als Vermieter unterwegs bist und regelmäßig.

00:21:21: Berechnungen raus schickst und eine richtig gute Anzahl also sage ich mal wenn du 50 bis 100 Rechnungen raus schickst monatlich

00:21:30: dann solltest du die automatisieren und das kann natürlich dieses Tool von Easy bill richtig gut also das fand ich auch jetzt wirklich noch mal sehr interessant und das werde ich demnächst sicherlich auch nutzen.

00:21:43: Weil da komme ich jetzt noch mal auf meine Förderung zu sprechen.

00:21:48: Da denke ich schon dass da ordentlich was abgehen kann mit diesen Forderungen und da ja das manuelle bearbeiten der Rechnungen.

00:21:57: Der ausgangsbelege was aufwendiger werden kann und ja ab da bin ich ja schon gut drauf gerüstet mit welchem Tool ich dann ja lexoffice wieder erweitere und zeitgleich.

00:22:10: Ja wir sind wieder beim Thema Verknüpfung die Integration von dem online terminbuchungssystem nämlich der Firma etermin integriere aber,

00:22:20: das ist noch mein anderer Blogartikel den ich dann oder ein Podcast Folge die ich am ja bespreche und schreiben werde.

00:22:30: Fazit finde ich ich kann sagen.

00:22:34: Buchhaltung kann Freude machen weil man sie quasi gar nicht mehr selber macht die Automation erledigt das und die macht das auch viel besser als ich.

00:22:44: Und.

00:22:45: Diese Verknüpfung mit anderen Systemen das ist wirklich hier dieser große gamechanger und die Vorteile von der Automatisierung der Buchhaltung die liegen auf der Hand du hast.

00:22:57: Eine viel höhere Transparenz und mehr Überblick weil du natürlich auch durch die Verknüpfung mit deinem digitalen Geschäftskonto.

00:23:07: Also von z.b. holvi und quanto was halt sehr digital ausgerichtete Geschäftskonten sind.

00:23:15: Und die Separierung der Umsatzsteuer viel besser die Liquidität deines Unternehmens im Blick hast also es kannst du zu meinen lexoffice darstellen aber natürlich auch direkt in deinem Konto.

00:23:27: Und vielleicht auch hier noch mal der Verweis auf mein Interview dass ich mit der Doris Reimann geführt habe und sie ist ja einer der wenigen

00:23:39: ExpertInnen ich glaube 10 war als erstes in Deutschland zu dem Thema

00:23:45: CrossFit first also wenn dich das Thema interessiert ein wunderbares Interview mit der Doris Reimann.

00:23:51: Auf YouTube oder halt hier im Podcast zuhören und ja das ist also eins der großen Vorteile du hast eine höhere.

00:23:59: Transparenz und mehr Überblick über deine Finanzen die Prozesse sind auch Fehler.

00:24:06: Freier oder weniger fehlerhaft ich das ist halt so die.

00:24:14: Übertragung von manuell getippten Zahlen ist halt oft fehlerhaft und das passiert dir halt nicht wenn das ganze automatisch übertragen wird.

00:24:22: Und natürlich ja durch die Vorlagen die ist da gibt hast du eine perfekte Einhaltung aller buchhalterischen Pflichten die wir so als Unternehmerinnen haben und auch natürlich

00:24:34: kannst du dann viel schneller die Umsatzsteuervoranmeldungen tätigen weil du bist einfach viel schneller fertig.

00:24:40: Ja und das allerschönste ist natürlich dass du Zeit für die wichtigen Dinge im Leben hast für deine Kunden für dich für deine family für deine Hobbys und darauf kommt es ja an.

00:24:53: Und das ist das größte Fazit ja Freude bei der Arbeit zu haben die wünsche ich Dir und das war's für heute.

00:25:01: Music.